Når I søger efter en ny medarbejder, skal I huske, at persondatareglerne også gælder de personoplysninger, I får på ansøgerne via deres jobansøgning. Det er derfor vigtigt, at I ved, hvordan I skal behandle personoplysninger på ansøgere.
Her kommer vi ind på Datatilsynets retningslinjer for, hvor længe I må opbevare personoplysningerne/hvornår de skal slettes, og hvad I gør, hvis I gerne vil beholde personoplysninger på en ansøger, hvis I overvejer, om vedkommende kan ansættes i en anden stilling på et senere tidspunkt.
Hvor længe må I opbevare personoplysninger
Personoplysninger skal efter persondataforordningen slettes, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare dem. I har derimod ikke pligt til at opbevare dem.
Det kan være hensigtsmæssigt at opbevare oplysningerne og ikke slette dem med det samme. Det kan fx være, at en ansøger klager over afslaget til Ligebehandlingsnævnet. I den forbindelse kan I have brug for oplysningerne for, at I kan dokumentere, at afslaget ikke havde noget med medarbejderens køn at gøre.
Når I skal vurdere, hvor længe personoplysningerne skal opbevares, skal I se på behovet for at opbevare dem overfor det forhold, at de ikke må opbevares længere tid end nødvendigt.
Datatilsynet accepterer en opbevaringsperiode på helt op til 3 år efter endt rekruttering. Opbevarer I personoplysningerne længere end 3 år, skal der helt særlige grunde til det. Har I helt særlige grunde til at opbevare personoplysningerne længere end 3 år, anbefales det, at I skriver ned, hvorfor det er nødvendigt at opbevare dem i længere tid.
Vurderer I, at en opbevaringsperiode på fx 6 måneder vil være lang nok, skal oplysningerne slettes efter 6 måneder.
Hvis I gerne vil gemme oplysningerne, så I kan tilbyde vedkommende en anden stilling
Hvis I gerne vil kunne tilbyde ansøgeren en anden stilling på et senere tidspunkt, vil I skulle have et samtykke fra ansøgeren. I bør i den forbindelse oplyse ansøgeren om, i hvor lang tid ansøgningen bliver gemt. Her må I vurdere, hvor længe det er relevant at gemme oplysningerne. I skal også oplyse ansøgeren om, at vedkommende altid kan trække sit samtykke tilbage igen.
Afgørelser fra Datatilsynet
Datatilsynet har i forbindelse med gennemførelse af tilsyn afsagt afgørelser i 3 sager om opbevaring og sletning af afviste ansøgeres personoplysninger efter endt rekruttering.
Opbevaringsperioden varierede i sagerne fra 3 til 24 måneder. Datatilsynet vurderede i alle sagerne, at opbevaringsperioderne var i overensstemmelse med persondataforordningen.
Bruger I et rekrutteringsbureau
Hvis I bruger et rekrutteringsbureau, skal I sikre jer, at de overholder persondatareglerne.
Kontakt os endelig
I er velkomne til at kontakte os på mette@peoplevision.dk eller 61 78 63 91, hvis I har spørgsmål.