Der kan opstå situationer, hvor I vil benytte jer af muligheden for at foretage modregning i et krav i jeres medarbejderes løn og/eller feriepenge. Det kan fx være, at I ved en fejl har udbetalt for meget i løn, at en medarbejder ikke har afleveret effekter tilhørende jer som aftalt, eller at en medarbejder har begået tyveri.
Der er forskellige regler, alt efter om det er løn eller feriepenge, der modregnes i, og om medarbejderen er enig i modregningen eller ej.
Vi kommer her ind på reglerne om modregning i løn, modregning i feriepenge, og modregning hvis I mister sygedagpengerefusion.
Modregning i løn
Jeres medarbejdere har som udgangspunkt ret til at få deres løn udbetalt ubeskåret. Der kan dog være tilfælde, hvor I vil benytte jer af muligheden for modregne et krav i en medarbejderens løn. Her skelnes der mellem om modregningen foregår efter en klar aftale med medarbejderen eller efter en klar hjemmel, eller om I modregner uden, der foreligger en aftale.
For at I kan modregne skal følgende betingelser være opfyldt:
- Begge krav skal udspringe af ansættelsesforholdet.
- Fordringerne skal være forfaldne til betaling (jeres modkrav skal være forfaldent på tidspunktet for modregning).
- Der skal være gensidighed – det vil sige det skal være jer, der både er debitor og kreditor.
- Forholdet skal kunne dokumenteres eller være erkendt af medarbejderen.
- Eksistensminimum (Ifølge retsplejeloven må modregning kun finde sted på en måde, så medarbejderen kan opretholde et vist eksistensminimum). På trods af dette krav, bør I alligevel overveje, om I skal modregne hele kravet, hvis I kan dokumentere det eller medarbejderen har erkendt det (fx ved tyveri). Kommer der så senere en indsigelse, kan I på det tidspunkt foretage en vurdering af modregningens størrelse i forhold til lønnen. Hvis I ikke modregner det hele, risikerer I, at I ikke får pengene igen.
Hvis ovenstående betingelser er opfyldt, vil I kunne foretage modregning i:
- Løn (grundløn, provision, frynsegoder, pensionsbidrag og løntillæg)
- Indestående på en evt. fritvalgslønkonto
- Personalerabat (giver i rabat på køb af jeres varer, vil I kunne modregne i rabatten)
- Feriefridage som i en fratrædelsessituation skulle udbetales. Har I regler om, at evt. ikke afholdte feriefridage udbetales ved fratrædelse, vil I kunne modregne i disse.
- Fratrædelsesgodtgørelser fx godtgørelser efter Funktionærlovens § 2a
- Kompensation for kunde- og konkurrenceklausuler
Modregning i feriepenge
Der gælder særlige regler om modregning i medarbejderens feriepenge. Følgende tre betingelser skal være opfyldt, før der kan ske modregning:
- At medarbejderen har begået et retsstridigt forhold i ansættelsesforholdet,
- I skal kunne dokumentere størrelsen af modkravet, og
- Medarbejderen skal have erkendt det retsstridige forhold eller der skal foreligge en retskendelse.
Hvis medarbejderen ikke har erkendt forholdet, kan I tilbageholde kravet i feriepengene i stedet for at modregne.
Modregning i løn for mistet sygedagpengerefusion
Højesteret har i 2019 afsagt dom i en sag, hvor en arbejdsgiver mistede sygedagpengerefusion grundet medarbejderens manglende deltagelse i kommunens opfølgningsarbejde. Medarbejderen havde ikke udfyldt og returneret oplysningsskemaet til kommunen indenfor fristen på 8 dage.
Medarbejderen havde løbende kommenteret arbejdsgivers oplysninger på portalen ”Mit sygefravær”, men havde overset oplysningsskemaet, fordi medarbejderen ikke havde tjekket sin E-boks. Arbejdsgiver orienterede medarbejderen om, at den mistede refusion ville blive modregnet i lønnen, hvorefter medarbejderens mand svarede arbejdsgiveren, at de mente, at medarbejderen havde svaret på alt og at arbejdsgiver i modsat fald skulle have givet medarbejderen besked. Arbejdsgiver svarede aldrig på dette brev.
Medarbejderen rejste herefter sag om krav på tilbagebetaling af den mistede løn.
Højesteret kom frem til, at der ikke kunne ske modregning i den konkrete sag, selvom medarbejderen havde pligt til at opfylde de krav som kommunen stillede med hensyn til opfølgningsarbejdet, hvilket ikke var efterkommet.
Højesteret lagde vægt på, at medarbejderen kun har et erstatningskrav overfor arbejdsgiver hvis:
- Det er rimeligt under hensyn til den udviste skyld,
- medarbejderens stilling og
- omstændighederne i øvrigt
I rimelighedsvurderingen lagde Højesteret vægt på:
- Om medarbejderen havde handlet forsætligt eller groft uagtsomt,
- hvem af parterne der bedst evnede at bære tabet, og
- om arbejdsgiveren – hvis omstændighederne havde givet anledning til det – havde givet medarbejderen vejledning og hjælp til at opfylde kommunens krav.
Højesteret kom frem til, at medarbejderen ikke havde handlet forsætligt eller groft uagtsomt ved ikke at udfylde og returnere oplysningsskemaet. Medarbejderen havde forsøgt at udfylde det, hun troede, der skulle udfyldes på ”Mit sygefravær” og havde indsendt skemaet så snart hun blev opmærksom på det.
Arbejdsgiver havde ikke vejledt medarbejderen eller tilbudt sin hjælp til at leve op til kravene. På den baggrund kom Højesteret frem til, at der ikke kunne ske modregning.
Højesteret udtalte dog, at hvis der havde været et erstatningsansvar, havde arbejdsgiver haft ret til at modregne den manglende sygedagpengerefusion i lønnen. Dog under hensyn til at medarbejderen kunne opretholde ”en beskeden levefod”.
Højesteret kommer ikke ind på, hvad der skal til for, at en medarbejder har handlet forsætligt eller groft uagtsomt.
Vi anbefaler, at I orienterer om medarbejdernes forpligtelser under sygdom i ansættelseskontrakten og/eller personalehåndbogen, samt skriver at I tager forbehold for at modregne i lønnen, hvis I mister sygedagpengerefusion grundet medarbejderens manglende overholdelse af sine forpligtelser. Ligesom vi anbefaler, at I under konkrete sygemeldinger orienterer medarbejderen om forpligtelserne og konsekvenserne pr. brev.
Kontakt os gerne
Vi hjælper gerne med at udarbejde en tekst til jer, som I kan indsætte i ansættelseskontrakterne eller personalehåndbogen, hvis I har brug for et brev til jeres sygemeldte medarbejdere eller anden sparring i forbindelse med modregning. Kontakt os på mette@peoplevision.dk, louise@peoplevision.dk eller 61 78 63 91.