Advarslen

Hvordan har du som leder det med advarsler, og hvornår har du sidst gjort brug af advarslen som et ledelsesredskab?

Bare ordet advarsel får det til at gyse lidt i de fleste, vi rådgiver, og siger vi skriftlig advarsel, stivner de fleste. De fleste indvendinger, vi hører ift. advarsler, er: ” Det er for hårdt”; ”Det synes jeg vil være synd” og ”Der er vi ikke nået til endnu”. Det er jo altid 100 % op til den enkelte at vurdere.

Men her er hvad vi gerne vil opfordre til, at I overvejer næste gang I står i en situation med en medarbejder som har en uacceptabel adfærd eller som ikke performer tilfredsstillende.

1. Hvis medarbejderen fortsætter denne uacceptable adfærd, vil det så medføre negative konsekvenser for medarbejderen i fremtiden?
2. Hvis denne uacceptable adfærd eller mangel på performance eskalerer, vil det så få mere negative konsekvenser for medarbejderen i fremtiden?
3. Hvis medarbejderen stopper med denne adfærd eller begynder at performe tilfredsstillende, ville det så være en fordel for medarbejderen i fremtiden?

Hvis I kan sige ja til en af ovenstående situationer, kan man så ikke forstille sig, at det er mere synd og hårdt ikke at informere medarbejderen om, at der er noget, vedkommende skal ændre på, så det ikke får negative konsekvenser for denne medarbejder, som I ellers er glade for, før det er for sent?

Vi opfodrer ikke til, at advarsler skal gives skødesløst og uovervejet. At give eller modtage en advarsel om det er mundtligt eller skriftligt er noget, vi tager meget alvorligt, og præcis derfor vil vi gerne slå et slag for god, ærlig rettidig omhu med og af respekt for medarbejderen.

Vi er kæmpe fans af forebyggelse og rettidig omhu, og det kan en advarsel, givet på den rigtige måde, på det rigtige tidspunkt, være. Vi har erfaring med at en advarsel givet helt rigtigt har haft tilfredsstillende udfald for alle parter. Det er jo ikke altid, at I og medarbejderen har helt den samme opfattelse af de forskellige situationer, og derfor ved medarbejderen måske ikke, at der er et reelt problem.

Nedenfor gennemgår vi retningslinjerne for en advarsel.

Hvornår skal der gives en advarsel
En advarsel skal gives hurtigst muligt efter, at forholdet er opdaget.

Venter I for længe med at give en advarsel, kan I risikere at miste muligheden for at advare om det grundet passivitet.

Der er ikke en lovbestemt forældelsesfrist for, hvornår en advarsel skal være givet. Typisk vil I dog miste retten til at advare om mindre forseelser efter 14 dage, hvor retten fortabes efter 1 måneds tid for mere alvorlige forseelser.

Hvad er en advarsel
En advarsel er en anfordring om, at der er et eller flere forhold, som medarbejderen skal rette op på, og at det har en ansættelsesretlig konsekvens, hvis det ikke sker. Bliver der rettet op, så fortsætter samarbejdet.

Der findes to typer advarsler; den mundtlige og den skriftlige. Og så er der en variant, hvor I giver en mundtlig advarsel og tager et referat af samtalen. Der er fordele og ulemper alle 3 former for advarsler

Den mundtlige advarsel

Fordele:

• Det føles ofte ikke så hårdt at modtage eller give en mundtlig advarsel.
• I kan tale om, hvad det er, der skal forbedres.

Ulemper:

• Det er svært at dokumentere, hvad der er blevet advaret om.
• Der kan opstå uenighed mellem jer og medarbejderen om, hvad der er advaret om.
• Det kan være nødvendigt at give en skriftlig advarsel efterfølgende, så I kan dokumentere, at den er givet.

Den skriftlige advarsel

Fordele:

• I kan dokumentere, at den er givet.
• I kan dokumentere, hvad der er advaret om.

Ulemper:

• Det er svært at udarbejde en advarsel, så den ”holder” juridisk.
• Medarbejderen kan opponere mod advarslens indhold.
• Det er ofte svært for medarbejderen at modtage en skriftlig advarsel, hvilket kan resultere i en sygemelding.

Den mundtlige advarsel med referat

Fordele:

• Den virker ofte mindre ”hård” at modtage for medarbejderen.
• I kan dokumentere, at den er givet.
• I kan dokumentere, hvad der er advaret om.

Ulemper:

• Det kan være svært at skrive et præcist referat, så den ”holder” juridisk.
• Medarbejderen kan opponere mod advarslens indhold.
• Det kan være svært for medarbejderen at modtage en advarsel med referat, hvilket kan resultere i en sygemelding.

Hvilken advarsel skal I give
Det må altid være en konkret vurdering, hvilken type der skal bruges, og hvem der skal give den. Hvis I er i tvivl så søg rådgivning, da det er vigtigt at vælge rigtigt første gang.

Hvad skal der stå i en advarsel
Der bør dog som minimum stå følgende i en skriftlig advarsel:

• Medarbejderens navn og dato
• Beskrivelse af hvad der advares om. Der skal være konkrete eksempler på forholdene og datoer for, hvornår det er sket
• Forslag til hvordan medarbejderen kan rette op på forholdene
• Evt. en dato for et møde hvor det tages op, hvordan det går med de påtalte forhold
• Hvad konsekvensen ved ikke at rette op på forholdene er (opsigelse eller bortvisning)
• Underskrifter fra arbejdsgiver og medarbejder

Hvad kan der gives en advarsel for
Der kan gives en advarsel om forhold, som ligger indenfor medarbejderens arbejdsområder, forhold som ligger indenfor medarbejderens ansvarsområder eller forhold begrundet i medarbejderens adfærd.

Forhold som ligger indenfor medarbejderens arbejdsområde er fx

• Mangelfuld arbejdsindsats
• Overskridelse af deadlines.

Forhold som ligger indenfor medarbejderens ansvarsområde er fx

• For sent fremmøde
• Samarbejdsproblemer

Forhold begrundet i medarbejderens adfærd kan fx være

• Lydighedsnægtelse
• Mobning af kollegaer
• Kritisabel adfærd overfor kunder og samarbejdspartnere.

Hvem skal give advarslen
Der er ikke regler for, hvem der skal give advarslen. Det er dog vigtigt, at vedkommende, der giver advarslen, har et godt kendskab til følgende:

Det vil derfor ofte være mest hensigtsmæssigt, hvis det er medarbejderens nærmeste leder, der giver advarslen.

Hvordan skal den gives
Den mundtlige advarsel
Hvis I skal sikre jer dokumentation for, at I har givet en mundtlig advarsel, er det vigtigt, at der er en anden person, der er med, når den gives.

Den mundtlige advarsel med referat
En anden mulighed er, at I tager et referat af samtalen, hvor I skriver:

• Hvilke forhold medarbejderen skal forbedre.
• Hvad konsekvensen for manglende ændring af adfærd er (fx en skriftlig advarsel, opsigelse eller bortvisning).

Den skriftlige advarsel
Nogle medarbejdere vil ikke skrive under på advarslen. Sker det, kan det være en god ide, at I gør medarbejderen klart, at vedkommende ikke behøver at være enig i advarslens indhold, men at medarbejderen blot skriver under på, at advarslen er modtaget. Vil medarbejderen stadig ikke skrive under, kan I bede en kollega/leder om at bevidne, at medarbejderen har modtaget advarslen og/eller sende advarslen til medarbejderen med en afleveringsattest fra posthuset.

Hvorfor skal I give en advarsel
I skal give en advarsel, så medarbejderen har mulighed for at rette op på de forhold/den adfærd, som I ikke kan acceptere.

Hvis I ikke advarer medarbejderen om den uacceptable adfærd, risikerer I at komme til at betale en godtgørelse for usaglig opsigelse, hvis I senere opsiger medarbejderen begrundet i disse forhold.

Hvad sker der efter, I har givet advarslen
Det er vigtigt, at I har en plan for, hvad I skal gøre efter, medarbejderen har fået advarslen.

Det er en god ide, at I noterer, hvis medarbejderen fortsat har den uacceptable adfærd, som I advarede imod. Skriv dato og situationen konkret ned, så I ved, hvad der præcist skete og hvornår.

Har I aftalt i advarslen, at I vil følge op på den på et møde, skal I selvfølgelig gøre det. På mødet taler I om, hvordan det er gået. Har medarbejderen forbedret sig fortsættes ansættelsesforholdet, men har medarbejderen stadig den uacceptable adfærd, må I inden mødet gøre op med jer selv, om I vil opsige eller indgå en fratrædelsesaftale med medarbejderen. Læs mere om opsigelse her: https://peoplevision.dk/opsigelse/.  I et af de næste nyhedsbreve vil vi skrive om fratrædelsesaftaler.

Hvor mange advarsler skal I give
Der er ikke et lovkrav om, at der skal gives flere advarsler, før I kan opsige. En advarsel er derfor som udgangspunkt nok (hvis den er god nok og medarbejderen ikke retter adfærden).

Der er heller ikke et lovkrav om, at I først skal give en mundtlig advarsel og derefter en skriftlig.

Hvornår forældes en advarsel
Der er ikke specifikke forældelsesfrister for advarsler, men en tommelfingerregel er, at en advarsel der vedrører mindre forhold (fx hvis medarbejderen er kommet for sent), forældes efter ca. 6 måneder, hvorimod en advarsel om mere alvorlige forhold (fx hvis medarbejderen møder alkoholpåvirket på arbejde) forældes efter ca. 1 år. Men der er altid tale om en konkret vurdering.

Sker det samme forhold derfor igen efter 2 år, skal I give medarbejderen en ny advarsel.

Har I brug for hjælp
Det kan være vanskeligt at skrive en advarsel, kontakt os derfor gerne, hvis I har brug for hjælp på mette@peoplevision.dk, louise@peoplevision.dk eller 61786391.