- I har ikke tiden og ressourcerne
- Det er svært for medarbejderne er være anonyme
- I føler ikke, at I får noget ud af arbejdet med APV`en.
I har ikke tiden og ressourcerne
I lægger arbejdet over til os og sparer derfor en masse tid og ressourcer.
Vi står for alt det administrative. Vi udarbejder spørgeskemaerne. Vi har dialogen med medarbejderne. Vi sender skemaerne ud og modtager dem. Vi samler svarene i et skema. Vi udarbejder skema til vurdering og prioritering af arbejdsmiljøopgaverne og udarbejder handlingsplanen i samarbejde med jer. Og I er i mål med jeres APV.
Det er svært for medarbejderne at være anonyme
Da vi ikke er en del af virksomheden, er det lettere for medarbejderne at være anonyme, end hvis I selv står for arbejdet. Føler medarbejderne sig anonyme, vil de også være mere trygge og svare mere ærligt på spørgsmålene. Derved får I svar, som I kan bruge til noget og et meget bedre billede af, hvordan arbejdsmiljøet er.
I føler ikke, at I får noget ud af arbejdet med APV`en
Vi skræddersyr spørgeskemaerne til jeres virksomhed. Der kommer derfor fokus på lige præcis det, som I synes er vigtigt at gå i dybden med, og dermed kommer I et spadestik dybere.
Hvornår skal I have en APV
Har I mindst en medarbejder ansat, skal I udarbejde en arbejdspladsvurdering (APV). Det er jeres ansvar, at der er en APV på arbejdspladsen, og at den bliver opdateret mindst hver 3. år. Kommer arbejdstilsynet på besøg, vil de bede om at se jeres APV.
Der er forskellige krav til jeres organisation af arbejdsmiljøarbejdet, alt efter om der er op til 10 medarbejdere i virksomheden, mellem 10-34 medarbejdere eller over 35 medarbejdere. Det kan I læse mere om i vores næste nyhedsbrev.
Hvad er en APV
En APV er en arbejdspladsvurdering, som skal give et overblik over det fysiske og psykiske arbejdsmiljø i virksomheden. En APV skal identificere og løse eventuelle problemer, og der skal laves en handlingsplan for, hvordan det foregår samt en opfølgningsplan.
Hvilke krav er der til en APV:
- APV`en skal være skriftlig – enten på papir eller være elektronisk tilgængelig.
- Den skal være tilgængelig for alle
- Medarbejderne skal deltage i hele arbejdet med APV´en. Det gælder både planlægning af arbejdet, gennemførelse af arbejdet og opfølgning og revision af APV´en.
- Det skal fremgå, hvem der har ansvaret for at gennemføre virksomhedens handlingsplan i praksis.
- Den skal revideres mindst hver 3. år.
- Har virksomheden over 10 medarbejdere, er det arbejdsmiljøorganisationen (AMO), der skal deltage i arbejdet.
En APV har 5 faser:
- Identifikation og kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljø
- Beskrivelse og vurdering af evt. arbejdsmiljømæssige problemer
- Inddragelse af virksomhedens sygefravær
- Prioritering af løsning af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer og udarbejdelse af en handlingsplan
- Retningslinjer for opfølgning på handlingsplanen.
Hvordan kommer I i gang
Fase 1 Identifikation og kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljø
Til at starte med er det vigtigt, at I får et overblik over, hvordan arbejdsmiljøet er hos jer. Består jeres virksomhed af flere forskellige afdelinger eller af fx kontor og lager/produktion, er det vigtigt at undersøge arbejdsmiljøet i de forskellige afdelinger og tilpasse arbejdet til de forskellige afdelinger.
Arbejder medarbejderne hjemmefra, vil hjemmearbejdspladsen også skulle indgå i arbejdet med arbejdsmiljøet. Husk at der er kommet nye regler om hjemmearbejde: https://peoplevision.dk/nye-regler-for-hjemmearbejde/.
Der er ikke en bestemt metode til arbejdet med APV`en, ligesom der heller ikke er en fast skabelon for, hvordan APV´en skal se ud. I bestemmer derfor selv, hvad der virker for jer. I skal dog kunne dokumentere, at I har været igennem de 5 faser.
Vi anbefaler, at I bruger spørgeskemaer til kortlægningen af arbejdsmiljøet, så I sikrer jer, at I kommer rundt om hele arbejdsmiljøet hos jer.
Der findes branchespecifikke spørgeskemaer, som I kan bruge til kortlægning og identifikation af arbejdsmiljøet, eller I kan udarbejde jeres egne skemaer med de spørgsmål, som I synes er relevante for jeres virksomhed. For at komme så meget i dybden med arbejdsmiljøarbejdet som muligt, anbefaler vi, at I laver plads i skemaet til årsager og løsningsforslag til de problemer, medarbejderne gerne ser løst. Ligesom medarbejdernes svar så vidt muligt gerne skal behandles anonymt.
Vi er eksperter i at udarbejde skemaer, der sætter fokus på det, I gerne vil vide om arbejdsmiljøet i jeres virksomhed.
De branchespecifikke skemaer findes her: https://at.dk/arbejdsmiljoearbejdet/apv-arbejdspladsvurdering/apv-vaerktoej/apv-tjeklister/.
I kan vælge at give hver medarbejder et spørgeskema og bede vedkommende udfylde det og komme med sine kommentarer og løsningsforslag til evt. problemer. Det er en god ide samtidig at oplyse om, hvad en APV er, og at det er vigtigt, at medarbejderne kommer med deres input, da det er deres svar, der danner grundlaget for arbejdet med APV`en. Nogle af fordelene ved denne måde kan være at medarbejderne har mulighed for at være anonyme og derfor måske vil svare mere ærligt på især de svære spørgsmål om fx mobning. Derudover går der ikke lige så meget af medarbejdernes tid med at besvare spørgsmålene, som ved et møde.
I kan også vælge, at I sammen eller i mindre grupper udfylder spørgeskemaet. Her er det en god ide, at I på forhånd har udleveret spørgeskemaet til medarbejderne og har oplyst om, hvad en APV er, så de er forberedte. Gør I det sammen, vil I kunne få en mere dybdegående diskussion om de enkelte spørgsmål. Der kan dog være emner som fx mobning, der ikke vil blive belyst pga. den manglende anonymitet.
Fase 2 Beskrivelse og vurdering af evt. arbejdsmiljømæssige problemer
På baggrund af svarene på spørgeskemaerne skal evt. arbejdsmiljøproblemer nu beskrives og vurderes – herunder hvor store og alvorlige problemerne er. Er der problemer, der kan løses med det samme, behøver de ikke indgå i beskrivelsen.
Når løsningerne beskrives, er det en god ide at være opmærksomme på følgende:
- Om løsningen hænger sammen med det, der er årsag til problemet
- Om problemet helt kan forhindres
- Hvis noget er farligt, er det så muligt at udskifte det med noget, der ikke er farligt eller mindre farligt
- Om medarbejderne er uddannet og instrueret, som de skal
Fase 3 Inddragelse af virksomhedens sygefravær
Det er et krav, at I i løbet af arbejdet med arbejdsmiljøet inddrager sygefraværet. Der skal ses på, om arbejdsmiljøet har betydning for sygefraværet. Årsagen til sygefraværet kan fx være:
- Manglende indflydelse på eget arbejde
- Manglende udfordringer
- Arbejdspres
- Dårlige arbejdsstillinger
- Psykisk arbejdsmiljø
- Arbejdsulykker
Finder I ud af, at jeres arbejdsmiljø har forårsaget sygefravær, skal I tage det med, når I prioriterer og udarbejder handlingsplanen. Er der ikke sygefravær forårsaget af arbejdsmiljøet, skriver I blot dette i APV´en.
Fase 4 Prioritering af løsning af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer og udarbejdelse af en handlingsplan
Næste skridt er, at der udarbejdes en handlingsplan for de arbejdsmiljøproblemer, som ikke kan løses med det samme. Der skal stå, i hvilken rækkefølge I vil løse problemerne, og hvem der har ansvaret for, at det sker.
Handlingsplanen kan derfor bruges som en aktivitets- og tidsplan for det videre arbejde, ligesom I på en overskuelig måde kan holde øje med, hvor langt I er med arbejdet.
Fase 5 Retningslinjer for opfølgning på handlingsplanen
Den sidste del af arbejdet er, at der udarbejdes retningslinjer for, hvordan I vil følge op på handlingsplanen. Det skal fastlægges, hvornår og hvordan I vil vurdere, om løsningerne har virket eller ej. Det skal også besluttes, hvor ofte I vil revidere APV`en (skal mindst ske hver 3. år).
Husk at APV´en skal underskrives af både ejer/leder og af en medarbejder (arbejdsmiljørepræsentanten hvis I er over 10 medarbejdere).
Arbejdsmiljøvejvisere
Arbejdstilsynet har udarbejdet branchespecifikke arbejdsmiljøvejvisere, hvor de typiske problemer indenfor specifikke brancher er beskrevet. De kan være gode at læse som inspiration til jeres arbejde med APV`en. De findes her: https://at.dk/arbejdsmiljoearbejdet/apv-arbejdspladsvurdering/arbejdsmiljoevejvisere/.
Kontakt os gerne Vi har gode resultater med at hjælpe virksomheder med hele processen, lige fra at udarbejde spørgeskemaer i samarbejde med AMO, indhente svarene fra medarbejderne til at bistå med at udarbejde den samlede APV. Hvis I har brug for hjælp til processen med jeres APV, eller I har spørgsmål, er I meget velkomne til at kontakte os på mette@peoplevision.dk, louise@peoplevision.dk eller 61 78 63 91.