Her i del 2 kan I blive klogere på, hvilke oplysninger I efter ansættelsesbevisloven skal give medarbejderne.
Det fremgår af ansættelsesbevisloven, at I skal oplyse medarbejderne om alle væsentlige vilkår for ansættelsen. Det er ikke altid helt let at finde ud af, hvad der menes med alle væsentlige vilkår, da det er forskelligt fra virksomhed til virksomhed og fra medarbejder til medarbejder. Ansættelsesbevisloven oplister en række oplysninger (se nedenfor) som I skal meddele medarbejderen. Det er vores vurdering, at oplysningerne i ansættelsesbevisloven er minimumskrav, og derfor oftest ikke er nok til at udgøre en fyldestgørende og fuldstændig ansættelseskontrakt.
I kan læse vores forslag til, hvad der kan være væsentlige vilkår og derfor kan være relevant at skrive i ansættelseskontrakten i vores næste nyhedsbrev. Det kan fx være barselsregler, hjemmearbejde og ferieafholdelse.
Hvad skal der lovmæssigt stå i ansættelseskontrakten
I skal som udgangspunkt lovmæssigt oplyse om alle væsentlige vilkår for ansættelsesforholdet. Nedenstående oplysninger skal som minimum oplyses til medarbejderen jf. ansættelsesbevisloven:
1. Arbejdsgiverens og lønmodtagerens navn og adresse.
Det er jeres ansvar, at jeres navn og adresse er korrekt. Ligesom det er jeres ansvar, at medarbejderens navn og adresse er korrekte ud fra de oplysninger, I har modtaget fra medarbejderen. Det er derfor medarbejderens ansvar, at de oplysninger, vedkommende har oplyst jer, er korrekte.
2. Arbejdsstedets beliggenhed eller i mangel af et fast arbejdssted eller et sted, hvor arbejdet hovedsagelig udføres, oplysning om, at lønmodtageren er beskæftiget på forskellige steder, og om hovedsæde eller arbejdsgiverens adresse.
Hvis medarbejderen kun skal arbejde på virksomhedens hovedadresse, er det nok at henvise til denne under punktet om ”arbejdsstedets beliggenhed” i ansættelseskontrakten.
Hvis medarbejderen ikke har et fast arbejdssted eller et sted, hvor arbejdet hovedsageligt udføres, skriver I, at medarbejderen er beskæftiget på forskellige arbejdssteder. Kan I skrive adresse på disse arbejdssteder, skal I gøre det, ellers skal de beskrives så præcist som muligt. Har medarbejderen meget skiftede arbejdssteder (fx hvis vedkommende er ansat som kørende sælger eller rejsemontør), skal det angives i ansættelseskontrakten, at medarbejderen har skiftende arbejdssteder. Her oplyses ligeledes om arbejdsgivers hovedsæde eller hovedadresse.
3. Beskrivelse af arbejdet eller angivelse af lønmodtagerens titel, rang, stilling eller jobkategori.
Her angives en beskrivelse af arbejdet eller medarbejderens titel, stilling eller jobkategori.
4. Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt.
Selvom medarbejderen får en ny ansættelseskontrakt, er det vigtigt, at I altid husker at påføre den oprindelige ansættelsesdato. I skal derfor sørge for at skrive i den nye ansættelseskontrakt, at denne gælder fra x dato, men at medarbejderen har anciennitet fra den oprindelige ansættelsesdato. Glemmer I at skrive den oprindelige ansættelsesdato, og I fx kommer til at opsige medarbejderen med det varsel, vedkommende ville have haft, hvis den nye dato var gældende, vil der være tale om en væsentlig fejl. Fejlen kan potentielt komme til at koste jer både en godtgørelse efter ansættelsesbevisloven, erstatning for et for kort opsigelsesvarsel og evt. en godtgørelse for usaglig opsigelse.
OBS! Det er kun anciennitet som funktionær, der tæller med i ancienniteten i en ny stilling som funktionær. Har medarbejderen derfor været ansat som ikke-funktionær i jeres virksomhed, og I nu tilbyder vedkommende en stilling som funktionær, tæller ancienniteten som ikke-funktionær ikke med. I skal dog stadig angive ansættelsens begyndelsesdato, og så anføre at vedkommende er ansat som funktionær pr. x dato.
5. Ansættelsesforholdets forventede varighed, hvor der ikke er tale om tidsubestemt ansættelse.
Har I ansat en medarbejder i en bestemt periode, skal I huske at skrive, at ansættelsen ophører x dato. Er medarbejderen ansat til et bestemt projekt eller mål, skal I skrive, at ansættelsen ophører, når projektet er færdigt, eller når et bestemt mål er nået. Hvis medarbejderen fx er ansat i et barselsvikariat, kan I skrive følgende:
” (Medarbejderens navn) er ansat (x dato) i et barselsvikariat for (navnet på den barslende medarbejder) ansættelsen er tidsbegrænset ind til (navnet på den barslende medarbejder) kommer tilbage fra barsel, hvor ansættelsen ophører uden yderligere varsel.”
Når I kender datoen for, hvornår medarbejderen, der er på barsel, kommer tilbage, skal I skrive den i kontrakten. Står datoen der ikke, risikerer I, at I har lavet en fastansættelse af barselsvikaren, hvis medarbejderen på barsel ikke kommer tilbage fra barsel.
Det er som udgangspunkt ikke muligt at ansætte en medarbejder på mere end to tidsbegrænsede ansættelseskontrakter efter hinanden uden, at I risikerer, at ansættelsen bliver betragtet som en fastansættelse. Har I derimod en saglig objektiv begrundelse for endnu en tidsbegrænsning, vil I godt kunne ansætte en medarbejder på flere end 2 tidsbegrænsede ansættelseskontrakter. En begrundelse kan fx være, at en medarbejder skal på barsel, hvilket gør, at I får endnu en tidsbegrænset stilling ledig.
6. Lønmodtagerens rettigheder med hensyn til betalt ferie, herunder om der udbetales løn under ferie.
Det skal fremgå, om medarbejderen får ferie med løn eller feriegodtgørelse i henhold til ferielovens bestemmelser.
7. Varigheden af lønmodtagerens og arbejdsgiverens opsigelsesvarsler eller reglerne herom.
Det er nok at henvise til bestemmelserne vedrørende opsigelsesvarsler i funktionærloven i ansættelseskontrakten (for funktionærer) eller til bestemmelserne i en overenskomst (hvis medarbejderen er omfattet af en overenskomst). Vi anbefaler dog, at I skriver opsigelsesvarslerne i ansættelseskontrakten. På den måde er det lettere for både jer og medarbejderen at overskue, hvad det korrekte opsigelsesvarsel er.
Er medarbejderen ikke-funktionær, og er der ikke overenskomst på virksomheden, er det jer, der bestemmer, hvad opsigelsesvarslet skal være. I skal huske, at varslerne ikke må være urimelige for medarbejderen. I må derfor ikke aftale, at I fx har et opsigelsesvarsel overfor medarbejderen på 1 uge, mens medarbejderens opsigelsesvarsel er på 1 måned. I kan godt aftale, at begge parters opsigelsesvarsel er på fx 14 dage til ophør på en vilkårlig dag, da dette stiller både jer og medarbejderen ens.
8. Den gældende eller aftalte løn, som lønmodtageren har ret til ved ansættelsesforholdets påbegyndelse, og tillæg og andre løndele, der ikke er indeholdt heri, f.eks. pensionsbidrag og eventuel kost og logi. Endvidere skal der oplyses om lønnens udbetalingsterminer.
Da det er den gældende, eller på ansættelsestidspunktet gældende løn, der skal stå i ansættelseskontrakten, er det ikke nødvendigt at udarbejde en ny ansættelseskontrakt, når medarbejderens løn ændres. Det er dog en god ide at lave et tillæg til ansættelseskontrakten, som både I og medarbejderen underskriver. Her skriver I datoen for lønændringen og den nye løn.
I skal huske at skrive, hvordan overarbejde honoreres. Er der overenskomst, er det nok at henvise til denne. Har I ikke overenskomst, skal I skrive, om overarbejdet honoreres med løn eller afspadsering og i hvilket forhold. Hvis overarbejde fx aflønnes med almindelig timeløn, skriver I dette. Hvis medarbejderen får et tillæg på fx 50 % af den almindelige timeløn skriver I dette.
9. Den normale daglige eller ugentlige arbejdstid.
Det anbefales, at I skriver den ugentlige arbejdstid, men I kan også skrive den daglige arbejdstid. Skriver I den daglige arbejdstid, skal I skrive arbejdstiden hver enkelt dag, medarbejderen arbejder.
Det er mest fleksibelt for jer at skrive den ugentlige arbejdstid, da I dermed ikke lægger jer fast på bestemte timer på bestemte dage. I kan godt aftale i ansættelseskontrakten, at den ugentlige arbejdstid er et gennemsnit over en periode på fx 8 eller 16 uger.
Er medarbejderen ansat uden højeste arbejdstid, skal I skrive det, og at der er taget behørigt hensyn til dette ved fastsættelsen af lønnen. Det er normalt kun medarbejdere med en vis løn (og ansvar), som I kan aftale dette med.
Kan I ikke fastsætte en konkret arbejdstid, anbefaler vi, at I søger rådgivning, så I kan få hjælp til at få fastsat arbejdstiden.
I vil blive bundet af at skulle betale medarbejderen løn for det antal timer, der står i ansættelseskontakten. Vi kender til en fagforening, der krævede løn for de timer, der var aftalt i ansættelseskontrakten på trods af, at medarbejderen selv havde byttet alle sine vagter væk og derfor ikke var på arbejde i perioden. Medarbejderen havde opsagt sin stilling. Vær derfor opmærksomme på, at medarbejderne rent faktisk arbejder det antal timer, der er aftalt i ansættelseskontrakten.
10. Angivelse af, om der er overenskomst eller aftaler, der regulerer arbejdsforholdet.
I skal skrive i ansættelseskontrakten, hvilken overenskomst ansættelsesforholdet er omfattet af. I skal også angive i ansættelseskontrakten, hvis der ikke er overenskomst på virksomheden.
De oplysninger, der står i punkt 1-4 og 8-9, skal fremgå af det samme dokument (selve ansættelseskontrakten), men alle oplysningerne i punkt 1-10 skal gives til medarbejderen. Rent administrativt kan det derfor være lettest at give alle oplysningerne samlet i ansættelseskontrakten.
Har I brug for at få tjekket jeres ansættelseskontrakter igennem
Så kontakt os endelig på 61 78 63 91 eller mette@peoplevision.dk eller louise@peoplevision.dk. Læs om hvornår og hvem der skal have en ansættelseskontrakt i vores sidste nyhedsbrev https://peoplevision.dk/ansaettelseskontrakten-del-1/ og læs mere om ansættelseskontrakter her: https://peoplevision.dk/ansaettelseskontrakten/.