Som vi skrev i sidste nyhedsbrev, er der lovgivningsmæssigt minimumskrav til, hvad der skal stå i ansættelseskontrakten se https://peoplevision.dk/ansaettelseskontrakten-del-2-af-4/. Minimumskravene er dog ofte ikke nok til at ansættelseskontrakten er fyldestgørende og fuldstændig.
Vi anbefaler derfor, at I som virksomhed overvejer, hvad der er vigtigt for jer at få oplyst medarbejderen om. Altså hvad der er væsentligt for jer at skrive i ansættelseskontrakten. Har I fx nogle særlige goder eller forpligtelser, som det er relevant, at I får kommunikeret ud til medarbejderen, er det en god ide at skrive dem i ansættelseskontrakten. Det kan fx være, at I giver ekstra fridage, har særlige regler for ferieafholdelse, giver forskellige personalegoder eller gerne vil have at medarbejderne sygemelder sig på en bestemt måde.
Der kan også være forpligtelser, der er specifikke for den enkelte medarbejder. Måske er der vigtigt for en bestemt medarbejder at have fri på et bestemt tidspunkt, fordi vedkommende skal hente sine børn eller at kunne arbejde hjemme fra en dag om ugen.
I de tilfælde er det vigtigt, at I skriver goderne og forpligtelserne i ansættelseskontrakten, så de fremgår klart og tydeligt.
Hvad kan være væsentlige vilkår
Ud over det, der er lovkrav jf. ansættelsesbevisloven, er følgende vilkår, som vi har erfaring med, kan være en god ide at have stående i ansættelseskontrakten:
- Detaljeret stillingsbeskrivelse
Lovgivningsmæssigt er det nok kun at skrive en titel, men det kan være en god ide at skrive en mere uddybende stillingsbeskrivelse med angivelse af arbejdsopgaver. I vil her have mulighed for at kommunikere ud, hvad der er essensen af medarbejderens arbejde. Det kan dog være en god ide at pointere, at det ikke er en udtømmende beskrivelse, og at der derfor er arbejdsopgaver, som ikke er beskrevet i stillingsbeskrivelsen, som medarbejderen stadig skal udføre.
I beskriver altså, hvad det er, stillingen indeholder. Ligeledes beskriver I, hvad medarbejderens ansvarsområder er, og hvad der er medarbejderens arbejdsområder. Ansætter I fx en regnskabsmedarbejder, kan I beskrive, om vedkommende fx har det overordnede ansvar for udarbejdelse af regnskabet, om vedkommende står for den daglige håndtering af betalinger osv.
- Flekstid
Hvis det er muligt selv at planlægge sin arbejdstid, kan I skrive dette i ansættelseskontrakten. Er det fx fuldstændigt frit, hvornår arbejdstiden ligger, eller bestemmer medarbejderen arbejdstiden indenfor et vist tidsrum fx mellem kl. 8-18, kan det være en god ide, at det fremgår af ansættelseskontrakten.
Selvom der er aftalt fleksibel arbejdstid, opfordres I til, at I er opmærksomme på, at timerne over en periode stemmer overens med det, der fremgår af ansættelseskontrakten.
Når I oplyser om arbejdstiden, hvad enten den er fleksibel eller fast, er det vigtigt at være klar over, at ændrer I arbejdstiden, kan det være en væsentlig eller simpel ændring. En simpel ændring er, i modsætning til en væsentlig ændring, en ændring der ikke ændrer på medarbejderens grundlæggende arbejdsvilkår, men det er en ændring, der kan påvirke medarbejderen i en sådan grad, at en varsling på 4 uger vil være rimeligt.
Det er altid en meget konkret vurdering, om en ændring af arbejdstiden er væsentlig eller simpel. For en medarbejder kan en ændring i arbejdstiden, hvor vedkommende får en time senere fri eller skal møde en time tidligere, være en væsentlig ændring, hvis vedkommende fx er afhængig af at skulle hente eller aflevere børn. Hvorimod det ikke vil have væsentlig betydning for en anden medarbejder.
- Regler for arbejdets placering
Har I regler for, at noget arbejde skal udføres på bestemte tidspunkter fx af hensyn til jeres kunder, bør I skrive det.
- Regler for hjemmearbejdsplads
Hvis det er muligt at arbejde hjemmefra, kan I skrive det i ansættelseskontrakten. Ligesom I angiver, om det er indenfor nogle fastlagte rammer fx én gang ugentligt, om medarbejderen skal have tilladelse til at arbejde hjemme og af hvem, eller om vedkommende selv kan bestemme placeringen af hjemmearbejdsdagene. Er der dage, hvor I ved, at det ikke er muligt at arbejde hjemme fx på grund af faste møder, bør I skrive det.
Husk at der er kommet nye regler for hjemmearbejde, læs mere her: https://peoplevision.dk/nye-regler-for-hjemmearbejde/.
- Beskrivelse af hvem der er medarbejderens nærmeste chef
I nogle tilfælde kan en medarbejder komme i tvivl om, hvem der er vedkommendes nærmeste chef fx i forhold til hvem, vedkommende skal melde sig syg til. Står det i ansættelseskontrakten, er der ikke noget at være i tvivl om. I skal huske at opdatere ansættelseskontrakten, hvis medarbejderen får en ny nærmeste chef eller lave et tillæg til kontakten. Dette vil ikke være en ændring, som skal varsles overfor medarbejderen, men det kan i sidste ende have stor betydning, at det er det rigtige navn, der fremgår af ansættelseskontrakten, hvis I kommer ud i en tvist med medarbejderen om, hvorvidt vedkommende har meldt sig syg korrekt. Står der derfor det forkerte navn, kan det i sidste ende være en mangel i ansættelseskontrakten, som har haft betydning for ansættelsesforholdet, som kan medføre, at I kommer til at betale en godtgørelse for mangelfuld ansættelseskontrakt.
- Regler for bierhverv – OBS der kommer nye regler om dette, men de er ikke implementeret i dansk ret endnu
Hvis I ønsker, at evt. bierhverv som medarbejderen ikke havde ved ansættelsen skal godkendes af jer, skal det fremgå af ansættelseskontrakten. Det kan fx være arbejde, som I vurderer, influerer på medarbejderens arbejdsindsats hos jer.
Det ugentlige timetal medarbejderen arbejder hos jer vil spille ind i forhold til en rimelighedsvurdering af, hvorvidt I kan kræve, at medarbejderen ikke har bierhverv. Arbejder medarbejderen få timer om ugen hos jer, vil det derfor være svært og ofte urimeligt at kræve, at medarbejderen ikke har bierhverv.
- Regler for sygemelding
Vi anbefaler, at I tydeligt beskriver, hvornår medarbejderen senest skal melde sig syg, til hvem vedkommende skal melde sig syg, og hvorvidt I vil have, at medarbejderen ringer og sygemelder sig, eller om det er i orden, at sygdom anmeldes på sms/mail.
Det er også en god ide at skrive, hvad konsekvensen af en overtrædelse af reglerne er. Konsekvensen kan være, at I tager forbehold for at bortvise eller opsige medarbejderen, idet der vil være tale om en væsentlig misligholdelse af ansættelsesforholdet.
I bør også skrive, at medarbejderen er forpligtet til at efterkomme jeres ønske om en lægeerklæring som dokumentation for vedkommendes sygdom, hvis I beder om en sådan.
Ligesom det er en god ide at skrive, at medarbejderen er forpligtet til at deltage i sygesamtaler, medmindre sygdommen forhindrer det (hvilket kræver en lægeerklæring som dokumentation for, at vedkommende er for syg til at kunne deltage). Læs mere om lægeerklæringer her: https://peoplevision.dk/har-i-overblik-over-hvad-i-kan-bede-om-som-dokumentation-for-jeres-medarbejderes-sygdom/.
Ydermere kan I overveje at skrive, at medarbejderen er forpligtet til at medvirke til, at virksomheden opnår ret til dagpengerefusion. Og at manglende deltagelse i kommunens opfølgningsarbejde, herunder manglende dokumentation hvis ønsket, kan medføre modregning i lønnen svarende til den mistede refusion.
I kan fx skrive følgende i ansættelseskontrakten:
”I tilfælde af sygdom eller andet fravær skal medarbejderen give meddelelse herom til pågældendes leder (navn) senest en time før mødetid på tlf.: xx xx xx xx.
Besked via sms og mail accepteres ikke, og vil blive afvist. Sygemelding pr. sms eller mail er at betragte som en væsentlig misligholdelse, og vil blive betragtet som ulovlig udeblivelse, og kan medføre en bortvisning eller opsigelse.
Medarbejderen er forpligtet til på virksomhedens anmodning at fremskaffe behørig dokumentation for sin sygdom. Tilsvarende er medarbejderen på virksomhedens anmodning forpligtet til at deltage i sygefraværssamtaler, medmindre medarbejderens sygdom har en karakter, der udelukker medarbejderens deltagelse heri.
Medarbejderen har pligt til at medvirke til, at virksomheden opnår dagpengerefusion. I tilfælde af manglende sygedagpengerefusion, der skyldes at medarbejderen ikke lever op til kommunens krav om dokumentation for sygdommen, har virksomheden ret til at modregne den manglende sygedagpengerefusion i medarbejderens løn.”
- Lov om forretningshemmeligheder
Det følger af lov om forretningshemmeligheder, at medarbejderen ikke må videregive fortrolige oplysninger om virksomheden. Dette gælder også efter ansættelsesforholdet er afsluttet.
Selvom reglerne gælder uanset, om de står i ansættelseskontrakten eller ej, anbefaler vi, at I skriver dem i kontrakten, da det kan have en forebyggende og oplysende virkning.
- Regler for ophavsret
Hovedreglen er, at I har retten til værker, der bliver til som en del af medarbejderens ansættelsesforhold, og som er nødvendige for, at I kan udføre jeres sædvanlige virksomhed. Fx vil en journalists artikler, der er skrevet som en del af vedkommendes arbejde, overgå til jer.
Har I medarbejdere ansat, som udarbejder værker, er det dog klart at foretrække, at det fremgår af ansættelseskontrakten, at disse overgår til jer. I kan fx skrive følgende: ”Arbejdsgiveren kan anvende arbejdstagerens værker i det omfang, det er nødvendigt for, at arbejdsgiveren kan udøve sin sædvanlige virksomhed.”
- Regler for pauser
Har I regler for, at medarbejderen selv skal betale sin frokostpause, bør det fremgå af ansættelseskontrakten. Skal medarbejderen også betale en kaffepause, bør dette også fremgå. I skal være opmærksomme på, at nogle overenskomster har regler om pauser, som I vil være forpligtet til at følge, hvis I er omfattet af den pågældende overenskomst.
Lovgivningsmæssigt er der fastsat regler om, at en medarbejder har ret til en pause, når vedkommendes arbejdstid overstiger 6 timer om dagen. Pausen skal have en længde, der passer til formålet med pausen. Er der derfor tale om en frokostpause, vil pausen skulle have en længde på fx 30 minutter, så medarbejderen har tid til at spise sin mad.
- Regler for løn på barnets første sygedag
Der er ikke lovbestemte regler om løn på barnets første sygedag. Mange overenskomster har fastsat regler om aflønning på barnets første sygedag og ved barnets anden sygdom fx ved hospitalsindlæggelse, som I vil være omfattet af, hvis I har overenskomst. Er der ikke overenskomst på virksomheden, vil medarbejderne som udgangspunkt ikke have ret til løn på barnet første sygedag.
Det er vigtigt at pointere, at ofte består retten i, at medarbejderen har fri med løn, ind til anden pasning er fundet. Medarbejderen har derfor en pligt til at forsøge at finde anden pasning, så vedkommende kan passe sit arbejde.
Vil I give medarbejderne ret til løn på barnets første sygedag, er det en god ide, at det fremgår af ansættelseskontrakten. Ligesom I kan skrive, at det kun er frihed med løn, ind til anden pasning er fundet, samt om der er en aldersgrænse for, hvor gammelt barnet må være, for at medarbejderen har ret til at blive hjemme med løn. I overenskomsterne er der ofte en aldersgrænse på 14 år.
Derudover er barnets første sygedag, den dag, hvor barnet bliver syg. Det gælder også, selvom barnet først bliver syg kl. 18 om aftenen eller bliver ringet hjem fra institutionen, og medarbejderen derfor bliver nødt til at gå fx 1 time før normal arbejdstids ophør.
- Regler for håndtering af børns sygdom ud over barnets første sygedag
Nogle overenskomster har indført ret til løn på barnets 2. sygedag eller ret til frihed med løn dagen efter, medarbejderen bliver kaldt hjem fra arbejdet grundet et sygt barn. Ligesom der kan være fastsat regler om ret til løn i en periode, hvis medarbejderen bliver medindlagt på hospitalet grundet barnets hospitalsindlæggelse.
Har I ikke overenskomst på virksomheden, er der ikke regler om løn under barnets sygdom. Medarbejderen har dog ret til at blive hjemme uden løn, hvis medarbejderens tilstedeværelse er tvingende nødvendig.
Hvis I vil tilbyde medarbejderne, at de kan få fri med løn i en periode, hvis deres barn bliver indlagt på hospitalet, og de skal indlægges sammen med det, er det vigtigt, at I får aftalt følgende i ansættelseskontrakten:
- Hvor længe vedkommende kan holde fri med løn i forbindelse med indlæggelsen.
- Om det er afhængigt af, at det kun er den ene forældre, der er indlagt sammen med barnet.
- Om der er en aldersgrænse.
- Om der er et antal dage med frihed med løn pr. år.
- Om antal dage er det samme uanset hvor mange børn, medarbejderen har eller ej.
Er det muligt for medarbejderen at arbejde hjemme under barnets sygdom, vil det også være relevant at kommunikere det ud.
- Regler for aflønning under barsel og afholdelse af barsel
Der findes ofte regler om aflønning under barsel i overenskomsterne. Er der derfor overenskomst på jeres virksomhed, vil I være forpligtet til at følge bestemmelserne i den.
Er der ikke overenskomst, vil medarbejderen enten have ret til aflønning efter funktionærloven (hvis vedkommende er funktionær, er der ret til ½ løn 4 uger før forventet fødsel og ½ løn i 14 uger efter fødslen og derefter barselsdagpenge) eller barselsdagpenge fra kommunen for ikke-funktionærer.
Vil I tilbyde yderligere betaling under barsel eller give yderligere orlov end det lovbestemte, bør det fremgå af ansættelseskontrakten. Skriv derfor hvor længe I giver løn, og om det er fuld eller delvis løn. Nogle arbejdsgivere vælger at give løn op til det beløb, de kan få refunderet fra barselsfonden, og i den periode de kan få beløbet refunderet fra barselsfonden.
I bør også præcisere i ansættelseskontrakten, at det er en betingelse for løn under barslen, at I indtræder i medarbejderens ret til barselsdagpenge og refusion fra barselsfonden. Det kan være vigtigt at få præciseret, så I sikrer jer, at det er jer, og ikke den anden forældres arbejdsgiver, der får dagpengene og refusionen fra barselsfonden, hvis forældrene skulle vælge at holde barsel samtidig.
Til august 2022 træder de nye regler om fordeling af orlov mellem forældrene i kraft. Alle medarbejdere der har født eller adopteret børn fra den 2. august 2022 vil være omfattet af de nye regler. Er der derfor bestemmelser i jeres ansættelseskontrakt eller personalehåndbog, der beskriver den nuværende fordeling, vil dette skulle ændres.
- Regler for ferieafholdelse
Hvis I har bestemte perioder, hvor en medarbejder ikke kan holde ferie grundet virksomhedens drift, er det en god ide, at I skriver det i kontrakten. Det vil også være godt at oplyse om evt. perioder med ferielukning fx mellem jul og nytår, hvor medarbejderen skal holde ferie.
- Regler for afholdelse af feriefridage
Feriefridage er ikke en lovbestemt ret, det er en ret, som fremgår af overenskomsterne.
Vælger I at give feriefridage, selvom I ikke er forpligtet til det, anbefaler vi, at I skriver jeres regler i ansættelseskontrakten. Følgende kan I overveje at skrive i kontrakten:
- Hvordan feriefridagene optjenes
- Hvor mange feriefridage der kan optjenes pr. ferieår eller kalenderår
- Hvilket varsel der gælder, hvis I skal varsle dem afholdt
- Om de skal afholdes samlet, hver for sig
- Om de kan afholdes i timer
- Om det er op til medarbejderen, hvordan de afholdes.
- Hvis I har regler om, at evt. ikke-afholdte feriefridage bortfalder, når medarbejderen fratræder, skal det også aftales i ansættelseskontrakten.
- Hvis de skal afholdes på bestemte dage, anføres dagene.
Har I brug for rådgivning
I er meget velkomne til at kontakte os, hvis vi skal hjælpe jer med at få opdateret jeres ansættelseskontrakter, så de både lever op til de lovmæssige minimumskrav og samtidig er tilpasset jeres virksomhed. Har I en personalehåndbog vil det være oplagt at opdatere den samtidig, så I sikrer jer, at der er overensstemmelse mellem de to. Vi kan kontaktes på mette@peoplevision.dk, louise@peoplevision.dk eller 61 78 63 91. Læs mere her: https://peoplevision.dk/ansaettelseskontrakten/.